Islak imza bir belgenin orijinalliğini ve gerçekliğini gösteren bir kanıt olarak kullanılmaktadır. Ancak, eski tip belge yönetiminde bir belge imzalandıktan sonra posta veya faks ile karşı tarafa gönderilir, karşı taraf da imzalayıp aynı işlemleri tekrar ederdi.
Günümüzde ekipler bile aynı ofis içinde çalışmamakta, ayrı şehirlerde ve ayrı ülkelerde yaşayabilmektedir. Hal böyle olunca kağıt, baskı ve posta maliyetleri aşırı yükselebilir. Üstelik zaman kaybı da hat safhaya ulaşabilir.
E-imza teknolojisi bu zahmeti ortadan kaldırarak özellikle uzaktan çalışan ekiplerin belge yönetimini kolaylaştırabilir ve iş akışlarını çok daha verimli hale getirebilir. E-imza kullanımı, avantajları ve adımları hakkında ayrıntılı bilgiyi yazının devamında bulabilirsiniz.
E-imza nedir, nasıl kullanılır?
E-imza, geleneksel imzanın grafik bir temsilidir. Hem bireyler hem de işletmeler için belgeleri ıslak mürekkep kullanmadan imzalamanın bir yolunu sunarken anlaşma veya rızanın yasal olarak bağlayıcı bir göstergesi olarak işlev görür. Terimler birbirinin yerine kullanılabilse de dijital imzalar, bir belgenin içerdiği şartlarını kabulünden çok onun özgünlüğünü kanıtlamayı amaçlar.
E-imzaların kullanım alanları şunları imzalamayı içerebilir:
- Yasal dokümanlar
- Sözleşmeli anlaşmalar, örneğin satış sözleşmeleri veya tedarik siparişleri
- Çalışan işe alımı
- Yasal olarak bağlayıcı rızanın gerektiği diğer durumlar
Peki, e-imza nasıl kullanılır?
E-imzalar el yazısı imzaların kullanıldığı birçok senaryoda kullanılabilir. Örneğin, kontratlar (satış veya işe alım), ticari işlemler (online bankacılık), yönetim süreçleri (vergi bildirimi).
Elektronik imzalar iş yeri ortamlarında, örneğin yüz yüze ya da sanal toplantılarda belgeleri, teklifleri, talepleri veya diğer ofis içi siparişleri veya görevleri onaylamak için de kullanılabilir.
Basit e-imzalar hassas veri içermeyen ya da sıkı uyum veya güvenlik standartlarını karşılaması gerekmeyen belgeler için idealdir. Sıkı uyum veya güvenlik standartlarına ve belli yasal gereksinimlere tabi olan belgeler için ıslak imza dijital imzadan daha iyidir.
Birçok kurumsal departman e-imza ile zamandan, paradan ve kağıttan tasarruf edebilir:
- Finans ve muhasebe
- İnsan kaynakları
- Bilgi işlem
- Pazarlama
- Satış
Birçok endüstri de e-imzaları benimsemektedir:
- Finans hizmetleri
- Devlet
- Hukuk
- Sağlık
- Üretim
- Perakende
E-imza nasıl alınır?
Çok yönlü bir online PDF platformu kullanarak hem e-imza oluşturabilir hem de birçok başka işlemi başka bir uygulamaya gerek duymadan halledebilirsiniz. Örneğin, PDF Guru’nun PDF Dönüştürme, PDF Düzenleme, PDF Sayfa Düzenleme ve daha birçok aracından yararlanmanız mümkün.
Bu platformda masaüstü cihaz üzerinden e-imza oluşturma adımları şöyledir:
- İmzalamak istediğiniz PDF’i yükleyin.
- Yukarıdaki editör menüsünden İmza ikonuna tıklayın.
- Açılan pencerede üç seçenek göreceksiniz: Çizim, görüntü ve yazı. Çizimde, fareyle imzanızı çizebilirsiniz. Görüntüde, cihazınızdaki mevcut bir imza resmini ekleyebilirsiniz. Yazıda, isminizi yazıp aşağıdaki el yazısı stillerinden birini seçerek imza oluşturabilirsiniz.
PDF’ye elektronik imza nasıl atılır?
Öncelikle “e-imza nasıl alınır?” başlığındaki adımları gerçekleştirdiğinizden emin olmalısınız. Sonrasında o imzayı PDF belgesine eklemeniz oldukça kolaydır:
- İmzanızdan emin olduğunuzda Tamam butonuna tıklayarak imzayı oluşturun.
- İmzanız otomatik olarak standart bir boyutta PDF dosyasının ortasına eklenecek. Onun boyutunu ve yerini değiştirerek amacınıza uygun hale getirin.
- Aynı imzayı çoğaltarak birden çok sayfada veya aynı sayfa üzerinde birkaç yerde kullanabilirsiniz.
E-imza’nın telefonda kullanımı da benzerdir; çünkü online platformlar internet olan her cihazda işletim sisteminden bağımsız olarak çalışır. Hatta mobil cihazlarda e-imza ekleme işlemi aynı olsa da elle veya kalemle onu çizmek biraz daha pratik olabilir.
Uzaktan çalışanlar için e-imzanın avantajları
Uzaktan çalışma dünyasında, e-imzalar dokümantasyon sürecini basitleştiren ve pekiştiren birçok avantaj sunar. İşte bunlardan bazıları:
- Hız ve verimlilik: E-imzalar, organizasyonların belge iş akışlarını kolaylaştırabilir ve imzalama sürecini hızlandırabilir. E-imzalarla belgeler dakikalar içinde imzalanıp teslim edilebilir. Yazdırma, tarama ve postalamaya bağlı gecikmeler ortadan kalkar. Bu hızlı dönüş süresi organizasyonların sıkıl teslim tarihlerine yetişmelerini sağlar.
- Erişilebilirlik ve elverişlilik: E-imzalarla belgelere her yerde ve her zaman erişebilir ve onları imzalayabilirsiniz. Uzaktan çalışan ekipler sözleşme, anlaşma, rıza formu ve diğerlerini masaüstü cihazlar, tabletler veya cep telefonlarından imzalayabilir. Bu esneklik, işletme süreçlerinin kesintisiz devam etmesine olanak tanır.
- Maliyet tasarrufu: E-imzalar işletmelerin büyük ölçüde tasarruf etmesini sağlayabilir. Kağıt, baskı, mürekkep ve posta maliyetleri elenmiş olur. Ayrıca, doküman imzalama süreçlerini otomatize ederek idari giderleri de azaltır, çalışanların zamanlarını daha önemli işlere odaklamalarını sağlar.
- Güvenlik ve doğrulama: E-imzalar imzalanmış belgelerin gerçekliğini ve doğruluğunu garanti eden sıkı güvenlik önlemleri sunar. Şifreleme protokolleri ve güvenli aktarım kanalları hassas verileri korur, izinsiz erişimleri önler. Denetleme tarihçesi, belgeyi kimin ne zaman imzaladığını gösterir.
- Çevresel yararlar: E-imza kullanımı çevresel açıdan bilinçli pratiklerle paraleldir. Basılı belgelere dayalı çalışmayı azaltarak kağıt atıklarının yanı sıra fiziksel belgelerin yazdırılması ve taşınmasıyla ilişkili karbon ayak izini azaltır.
E-imza kullanımını entegre etmek için en iyi pratikler
Organizasyonlar e-imzaları uzaktan çalışma ortamına etkili biçimde entegre etmek için birtakım pratiklerden yararlanabilir. Aşağıda bunlardan bazılarını bulabilirsiniz:
- Doğru e-imza platformunu seçmek: Birçok e-imza platformu mevcut; o yüzden doğru olanı seçmek zor gelebilir. Platformlarda bulunması gereken bazı temel özellikler şunlardır:
- Kullanıcı dostu arayüz ve kullanım kolaylığı
- Endüstri standartlarına ve yasalara uygunluk ve bağlılık
- Markalaşma ve kişiselleştirme için özelleştirilebilir seçenekler
- Diğer işletme araçları ve sistemleri ile entegrasyon
- Şifreleme ve iki faktörlü doğrulama gibi güvenlik ölçütleri
- Eğitim ve oryantasyon: Çalışanları ve paydaşları e-imzanın nasıl kullanıldığına dair eğitmek pürüzsüz bir geçiş için şarttır. Eğitim seansları düzenlemek ve buna yönelik materyaller sunmak kullanıcıların yeni sisteme alışmalarına yardımcı olabilir. Güvenlik ölçütlerine odaklanmak, hassas verilerin korunmasına dair farkındalık oluşması için bilhassa önemlidir.
- Diğer araçlar ve sistemler ile entegrasyon: E-imzalar, Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) yazılımları ve belge yönetim sistemleri gibi araçlar ve sistemler ile entegre edildiğinde daha da verimli hale gelir. Böyle entegrasyonlar işletme süreçlerini pekiştirir ve dokümantasyon için gereken manuel müdahaleyi azaltır.
- Kesintisiz iş akışını sağlanması: İş akışlarının en üst etkinlik seviyesine getirilmesi sürecin bir parçasıdır. Buna tekrarlayan görevlerin otomatize edilmesi, belge sahipliği atamak ve dokümantasyon süreçlerini düzenlemek de dahildir.
Sonuç
E-imzalar, uzaktan çalışan ekiplerin iş akışlarını kolaylaştırırken zaman kaybını azaltır ve maliyetleri kayda değer ölçüde düşürür. Doğru adımları atarak işletmenizi kısa sürede bu teknolojiyi verimli olarak kullanan bir organizasyona dönüştürmeniz mümkün. Sadece e-imza değil diğer bütün PDF işlemleriniz için araçlar sunan bir platform ile işlerinizi tek bir yerden halledebilirsiniz.
