Çok farklı bir yerin yönetiminde bulunuyor olabilirsiniz. Bir apartman, bir okul, bir holding, bir dernek veya bir siyasi parti… Yönetmek, ciddi bir iştir ve planlamadan başlar. Peki artık bazı atasözlerini değiştirmenin vakti gelmedi mi sizce de? Mesela artık kervan yolda düzülür demeyelim, çünkü bunu diyenler çoğu zaman kaybettiler…
Yönetim fonksiyonlarını temel olarak Planlama, Organize Etme, Yürütme ve Kontrol olarak dörde ayırabiliriz. Genelde yapılan en büyük hata ise bunların hepsini ayrı ele almak ve ayrı ayrı önemsemektir. Oysa bu dört temel işlev de bir bütündür ve aynı derecede önem derecesine sahiptir. Bu dört temel işlevi, ‘Yönetim Karesi’* olarak ifade ediyorum. Hepsinin yönetim içerisindeki ele alınma ve iş süreleri farklılıklar içerebilir, fakat önem dereceleri aynı uzunluktadır çünkü. Ancak bu yazımızda özellikle planlama fonksiyonu üzerinde duracağız.
Planlama, biz Türkler’in bırakın iş hayatında, sosyal hayatımızda da en az önem verdiğimiz ve en çok ihmal ettiğimiz konuların başında geliyor. Hatta bu konudaki bir atasözümüz bunu itiraf ediyor olsa da, artık zihnimizden çıkartmanın zamanı geldi.
Birisi size ‘Kervan yolda düzülür’ diye salık veriyorsa yönettiğiniz işte veya projede birçok riskle baştan karşı karşıya kalacağınızı da açık ediyordur. Oysa planlama, yola çıkmadan önce gerekli olan tüm kaynakların ve araçların belirlenmesi için çok hayati bir süreçtir. Yani yapılacak eylemlerin geleceğinin önceden belirlenmesidir. General Eisenhower’ın bu konuda bilinmesi gereken bir sözü vardır:
Planlar hiçbir şeydir, ama planlama her şeydir.
Ne gerek var diye görülen planları hazırlamak, zahmet verici ve keyifsiz gelebilir. Ancak bunu yaparken planlama kültürünü kazanmak ve bunu özümsemek, çok önemli bir öz değer olacaktır.
Bir süre önce mahalle börekçimizden sipariş verirken dükkânda görevli olan iki personelin aralarındaki konuşmasına şahit olmuştum. Okulların kapanmasının ve yaz mevsiminin işlerini ne kadar etkileyeceği, bu nedenle tedariklerini gözden geçirdiklerini, bazı börek türlerini kendileri imal etmeye devam edip, bazılarını başka bir tedarikçiden alabileceklerini konuşuyorlardı. Bir tür sezonu planlıyorlardı, ancak günlük planlamaları da yok değildi. Hangi börek türünden ne kadar gideceği, ne kadarlık günlük bir stok tutmaları gerektiği ve böreklerle beraber pide satışının da ne zaman başlayabileceği gibi birçok unsuru düşünüp, değerlendirmeleri kazançlarını belirliyor olacaktı. İster bir börekçi olun, isterse üst düzey bir yönetici, iyi bir planlamacı değilseniz başarmak ve kazanmak kavramları sizin biraz uzağınızda duracaktır.
Günümüzde milyar dolarlık işler üretiliyor, birçok farklı coğrafyada aynı anda projeler geliştiriliyor ve stratejik kararlar alınıyor. Bir hammadde tedariğinin, bir ülkedeki iklim koşullarının, bir yasal mevzuattaki ayrıntının veya teknolojideki bir değişimin tüm planlamayı dolayısıyla tüm projeyi başarısızlığı uğrattığını düşünmek bile istemezsiniz. Gelişen ve değişen dünya ile beraber planlama olgusu da, “Stratejik Planlama” adını alarak, daha da kritik bir işlev haline evrilmiştir.
Şirketlerin ve kurumların geleceğini günümüzde aldıklar stratejik kararlar ve kaynaklarını nasıl planladıkları belirlemektedir. Stratejik Planlama ise bir organizasyonun gelecekte kendisini görmek istediği noktaya ulaşmak için gerekli olan yol, yöntem ve kaynakların hayata geçirildiği bir süreçtir.
Planlamayı yapmak kadar uygulamak da çok önemlidir ve planlama çok dinamik bir süreçtir. En büyük yanılgılardan birisi de, planlamanın en başta ve sadece bir kere yapıldığını sanmak… Planları gözden geçirmek ve kontrol etmek, gerekli hallerde revize etmekten kaçınmamak, hatta bir danışmandan yardım almak… İyi bir planlama, değişen koşullara göre değiştirilebilir ve esnek olandır.
Planlama, bir yemek için gerekli olan bir sipariş listesi değildir. Hedefe götürmek için gerekli olan bir yol haritasıdır. Planlarsa kapsamına, niteliğine ve süresine göre değişebilir. Değişmeyen şey, planların gerekliliğidir.
Verimli ve etkin iş sonuçları almak istiyorsanız yolda kalmayın. Kervanı yolda düzmeyi de artık aklınızdan çıkartın…
* Bkz. Yazarın Yönetim Karesi adlı yazısı.
