Gelişen teknolojilerle birlikte şirketler ihtiyaç duydukları verilere daha kolay erişebiliyorlar. Şirketlerin büyümesine paralel olarak sahip olduğu ve yönetmesi gereken veriler artarken, bunların yönetimi de doğru orantılı olarak zorlaşıyor.
Veri yönetimindeki bu zorluk en çok çalışan sayılarının artmasıyla birlikte geleneksel yöntemlerin yetersiz kaldığı Personel Yönetimi süreçlerinde karşımıza çıkıyor. Bu soruna bir çözüm bulmak isteyen İnsan Kaynakları yöneticilerinin karşına ise şu soru çıkıyor: “Hangi İnsan Kaynakları yazılımını kullanmalıyım?”. Bu sorunun detaylı yanıtı ise bulut altyapısı üzerinden firmalara özelleştirilebilir ve uygun maliyetli uygulamalar seçmekten geliyor.
Ofisim, birçok servis sağlayıcı arasından en doğru seçimi yapmak için göz önünde bulundurulması gereken önemli noktaları şu şekilde açıklıyor: yazılımın online kullanılıyor olması, ödeme maliyetlerinin esnek ve düşük olması, kolayca özelleştirilebilme, gelişmiş raporlama özelliklerine sahip olması, entegrasyona imkan vermesi, yedekleme olanakları sunması ve hızlı ve çözüme dönük destek sunabilmesi.
Tüm işletmeler bilgi yönetim süreçlerini hızlı, etkin ve kolay bir şekilde modelleyip, yönetebilecekleri iş uygulamalarına sahip olabilmek ve bu uygulamaların sağladığı bilgileri kullanarak işlerini daha ileriye taşıyabilmek istiyor.
Özellikle çalışan sayılarının artmasıyla birlikte geleneksel yöntemlerin yetersiz kaldığı İK süreçlerinde ihtiyaç duyulan Bulut tabanlı sistemler arasında gereksinimleri tam olarak karşılayan çözüme ulaşmak oldukça zorlaşıyor. Bulut tabanlı modüler yapısı sayesinde kod bilmeye ve büyük altyapı yatırımları yapmaya gerek kalmadan gerek duyulan iş uygulamalarına kolay erişim sağlayan Ofisim, bu konuda özellikle İK profesyonellerinin dikkat etmesi gereken püf noktalarını şu şekilde açıklıyor:
1- Yazılımın online kullanılıyor olması
Sunucu, yazılım bakımı, yazılım güncelleme gibi maliyetleri ortadan kaldıran bulut tabanlı çözümler geleneksel paket programlar ya da yerinde kurulum yapılan servislerin yerini çoktan aldı. Ayrıca, ofis dışında internetin olduğu her yerde çalışma imkanı vermesi, tüm çalışanların sadece bir web sayfası ve internet ile işlerini yürütebiliyor olması ve verilerin yedekli şekilde saklanıyor olması gibi pek çok önemli avantajları nedeniyle tercih edilecek yazılımın online olması oldukça büyük maliyet/fayda avantajı sunuyor.
2- Ödeme maliyetlerinin esnek ve düşük olması
İK yazılım programı seçilirken, her yıl yenilenen bakım ücretleri gibi gizli maliyetlerin ve ön yatırım maliyetlerinin göz önüne alınması oldukça önem taşıyor. Bunun yanı sıra, ölçeklenebilir olması ve tam olarak ihtiyacınızı karşılayan özelliklere göre ödeme yapmanız da önemli bir avantaj.
Örneğin, paket programların aksine online yazılımlarda sadece kullanıcı sayısı kadar lisans alarak, aylık ücretlerle servisin hemen kullanmaya başlanması mümkün oluyor. Zamanla ekibin büyüklüğüne göre lisans artırımı ya da azaltımı yapılarak, esnek ödeme kolaylığına da sahip olunuyor. Kısacası bulut tabanlı insan kaynakları yazılımıyla; ilk yatırım maliyetini düşürürken, yazılımın ileride piyasaya çıkacak olan yeni versiyon güncellemeleri de ücretsiz elde edilebiliyor.
3- Kolayca özelleştirilebilme
Sektöre ve değişen ihtiyaçlara göre yazılımda da zamanla yapılması gereken düzenlemelerin kolayca yapılabilmesi, firmaları ileride ek özelleştirme ücretlerinden kurtaracağından, oldukça önem taşıyor. Bu nedenle, alanların, iş kurallarının, onay süreçlerinin ve formların kullanıcı tarafından kolayca tasarlanabildiği bir insan kaynakları programının tercih edilmesi avantajlı oluyor. Ayrıca, tam olarak ihtiyaca uygun şekilde özelleştirilebilen uygulamalarla verimliliğe de katkıda bulunmak mümkün hale geliyor.
4- Gelişmiş raporlama özelliklerine sahip olması
Bütün iş süreçlerinde olduğu gibi bilginin anlamlandırılabilmesi ve ölçülebilmesi için raporlanabilir olmasına dikkat edilmesi gerekiyor. Bu noktada, kullanılan uygulamanın, kolayca zengin raporlar oluşturabilen fonksiyonları ve arayüzleri sunabilmesi ayrı bir önem taşıyor. Dolayısıyla, raporlamada esneklik sunan ve kişisel olarak özelleştirilebilir olan yazılımların tercih edilmesi oldukça önemli.
5- Entegrasyona imkan vermesi
Yazılımın farklı sistemlerle entegre olması istendiğinde, servis sağlayıcısının bunun için bir kısıtlama getirmemesine dikkat etmek gerekiyor. İK yazılımının diğer sistemlerle entegre olabilmesi için gerekli araçları sağlayabilmesi ve mümkünse bu çözümleri hayata geçirebilmesi tercih sebebi olabilir.
6- Yedekleme olanakları sunması
İK yazılımı tercih edilirken servis sağlayıcısına verileri yedekleme ve farklı bir firmaya taşıyabilme gibi konularda bağımlı olunmaması oldukça önemli. Dolayısıyla, verileri istenen herhangi bir zamanda Excel, CSV gibi formatlarda alabilmeye imkan veren yazılımlar tercih edilmelidir.
7- Hızlı ve çözüme dönük destek sunabilmesi
Çalışılacak şirketin talep ve sorulara hızlı ve çözüme dönük destek vermesi de oldukça önemli bir diğer konu. Kolayca ulaşılabilen, Türkçe destek sağlayan uzmanlardan hızlı yardım alınan bir servis sağlayıcıyı tercih etmek önemli avantajlar sunacaktır.
