Bir toplantıya katılımcılar zoraki katılıyorlarsa, çoğu zaman geç kalıyorlarsa, ilgisiz bir şekilde başka şeylerle meşgul oluyorlarsa, not tutmuyorlarsa, verimsiz şekilde uzunca zaman geçiriyorlarsa bu toplanmaların kime bir faydası olabilir ki?
Profesyonel iş hayatının olmazsa olmazlarından birisi de, hiç şüphesiz toplantı kültürüdür. Bir toplantının nasıl yapıldığı ve nasıl sonuçlandığı o şirketin kurum kültürü hakkında da çok önemli ipuçları vermiş olur.
Bir işyerinde veya bir organizasyonda çok sık ve uzun toplantılar yapmak da, yapılan toplantılara iştirak etmeyip, önemsememek de, aynı kapıya çıkar. Toplantı yapmayı bilmiyorsunuzdur. Nasıl ki, artık günümüz iş dünyasında Zaman Yönetimi, Çatışma Yönetimi ve Süreç Yönetimi gibi olgular oldukça önem taşıyorsa Toplantı Yönetimi de, kritik bir önemdedir.
Peki katıldığınız toplantı genelde nasıl geçiyor?
Katılımcıların çoğu genelde geç kalır. Geç kalanlar, toplantının orta yerinde girdikleri için ya oralı bile olmazlar ve başka şeylerle meşgul görünüp, dikkat çekmemeye çalışırlar. Veya toplantıya her geç giren olduğunda konular başa sarılır ve tekrar edilir. Belki de, bu toplantının bir gündemi bile yoktu. Kimse ne için orada bulunduğunu bilmiyordu ya da tam olarak anlamamıştı. Katılımcıların bazılarının not defterleri yoktur, olanlarsa karikatür yeteneklerini göstermek için kullanıyordur. Daha hazini toplantı moderatörünün kendisi bile not tutmuyor olabilir. Bazılarınınsa devamlı telefonları çalıyordur. Kimi kibarlıkmış gibi kısık sesle konuşmaya çalışıyor, kimisiyse herkesin onu duymasını ister gibi rahatça… Toplantı başladıktan sonra toplantı yerini terk edenler de oluyordur genellikle. Muhtemelen daha önemli bir işleri varmış gibi hissettirdiklerini düşünürler…
Toplantı yeri demişken en büyük problemlerden birisi de bu… Ya katılımcı sayısına göre olması gerektiğinden büyüktür, ya da küçük. Ya çok sıcaktır, ya çok soğuk. Sunum yapma ihtiyacınız vardır, ama odada bir yansıtıcı olmadığını o ana kadar bilmiyorsunuzdur. Tahta vardır, belki tahta kalemi yoktur. Herkes çok yoğundur ve büyük bir lütufla o toplantıya katılmıştır. Ama gelin görün ki, toplantılar uzadıkça uzar ve herkes bitmesi için birisinin ayağa kalkmasını bekler…
Hayatta her şeyin bir sırrı olduğu iddia edilir, ama toplantı yönetiminin sırları çok basit…
- Öncelikle profesyonel olmak. Toplantıların da, işin bir parçası olduğunun ve saygınızı hak ettiğinin bilincinde olmak.
- Toplantı öncesi hazırlıklara önem vermek ve toplantıyı amacına uygun olarak, organize etmek.
- Zamanında başlamak ve zamanında bitirmek.
- Herkese söz hakkı vermek.
- Toplantı notu tutmak, atanan işleri ve kişileri belirlemek, toplantı notunu paylaşmak ve aksiyonları takip etmek.
- Ve en önemlisi bir toplantı kültürü oluşturmak.
İşte hepsi bu…
“Başarılı toplantılar iyi hazırlığa bağlıdır.” Bill Gates
Bir kültür haline gelmeyen toplantılar, amaçsız ve gereksiz toplanmalar dışına çıkamayacaktır. Peki hala ne duruyorsunuz?
