Sektör

Kriz ve kaos yönetimi firmalar için neden gerekli?

Yazar:

27 Aralık 2015

Kriz yönetimi firma ve şirketler için neden gerekli ve önemlidir? Karmaşık ve öngörülemez bir olay ya da olaylar zinciri yönetilebilir mi? Sınırı çizilmiş ve kuralları konmuş yarışmaların kazananı her zaman önceden belli midir?

Kaos ve kriz yönetiminde püf noktalar

Yöneticiler, işler sarpa sardığında hemen ana hedeflerinden vazgeçerek, parametreleri korumaya çalışırlar. Aslında bu yanlıştır. Doğru olan, parametreleri azaltıp ana hedeften sapmamaktır. Örneğin, kar amaçlı bir firma / şirket için, küçülmek, personelin çıkarımı değil, güvenlik parametrelerini daraltmak olmalıdır. Ana hedef böylece hep aynı kalabilir; hedeflenen miktarda ciro… Güvenlik parametrelerini daraltmak diyerek anlatmaya çalıştığım, firma / şirketin ve genel sosyal çevrenin etik kurallarını hiçe sayan düzenlemeler değil tabi ki. Söylemeye çalıştığım, firma / şirket, kurumsallaşmaya çalışırken, -iyi niyetlerle- ana hedefe doğrudan etkisi olmayan; fakat hedefe ulaşmada yardımcı olacağı düşünülerek eklenen ve çalışanlara ek iş yükü getiren süreçlerin incelenip temizlenmesi. Kaos sınırı çizerken ve yönetirken bu ve benzeri parametreleri nasıl mı tespit edip temizleyeceğiz; cevap sanırım yazının devamında…

Kriz yönetiminde zaman çok önemli

Plan yapan insanlardansanız, bilmeniz gerekir ki, hiç bir plan %100 teorideki gibi gerçekleşmez. Bir plan yapıyorsanız, hedefinize ulaşırken mutlaka sorunlarla karşılaşabileceğinizi hesaba katmanız gerekir. En küçük ölçekli bir plan sizden başka en az bir parametre daha içerir ki; asıl plan bozucu odur: Zaman!

Zaman parametresinin olmadığı planlar (ki burada kaos sınırı olarak karşımıza çıkıyor), dünyamız içinde, işlevi çok düşük kaos sınırlarıdır. Bunun yanında zaman parametresini kapsayan kaos sınırları da zorlayıcı bir planın habercisidirler. Hepsini göz önünde bulundurursak; karmaşık ve öngörülemez olay ya da olaylar zinciri için, işlevsel bir kaos sınırı çizmek istiyorsak aslında zaman parametresini mutlaka kullanmamız gerekir. Neden mi? Çünkü başlayan her şey biter. Sonsuz olanın başı da yoktur. Dolayısıyla başlayan her karmaşıklık mutlaka bitecektir. Yeter ki bakış açımız, kendi genel amacımız doğrultusunda olsun.

Örnekle açıklamak gerekirse; kurumsal bir firmada / şirkette orta kademeli bir yönetici olduğunuzu düşünün. Aynı müdür yardımcısına rapor verdiğiniz ve aynı konumda olduğunuz başka bir yönetici arkadaşınızın sorumlu olduğu bir personel size gelmiş olsun. Kızgın olduğu her halinden belli bu personelin sorunu kendi fikirlerinin yönetici arkadaşınız tarafından çalındığını düşünmesi. Yönetici arkadaşınız sorumlu olduğu personelin fikirlerini kendi fikriymiş gibi müdür yardımcısı ve üst yönetime göstermekle suçlanıyor. Alın size karmaşık bir olay ve bunu takip edebilecek çok olasılıklı olaylar zinciri.

Personel yalan söylüyor olabilir ya da suçlamalar doğru olabilir. Bunun tespitini yapmak çok zaman ve enerji alacaktır. Burada eğer yanlış odaklanırsanız, bu kaos içinde siz de sürüklenip kaybolabilirsiniz. Bir kriz yöneticisi burada sınırını kendi bireysel amacı doğrultusunda çizerek tereyağından kıl çeker gibi bu sorunu başarılı bir şekilde çözebilir. Odaklanmanız gereken nokta bu sorunun içindeki insanların iyi ya da kötü olmaları veya doğru ya da yalan söylemeleri değildir. Odaklanmanız gereken şey, kendi amacınız olmalıdır. Böylece kendiniz ve çevrenizdeki insanlar için -ki amacınızı belirleyen vizyonuzun genişliği işinizi kolaylaştırır- en faydalı kaos sınırını çizebilir ve kaosu yönetebilirsiniz.

Kaos veya kriz anında “herkes beni sevsin” yaklaşımı

Personelin kızgınlığını gidermeye çalışmak veya yönetici arkadaşınızın maruz kaldığı suçlamalara önceden engel olmak küçük çaplı vizyonlara göre olduğundan sonunda farklı sorunlarla karşılaşma olasılığınızı artıracaktır. Ayrıca bir tarafa yardım ederken diğer tarafla kötü olacağınız için bunun hayatınıza yansımaları da olumsuz olacaktır. Tüm bunların yerine kendi misyonunuza odaklanarak geniş vizyonunuzla bu işi çok daha akılcı ve faydalı çözebilirsiniz.

Kendi vizyonunuz eğer herkes tarafından sevilmek ise binbir takla atarak sorun yaşayan bu iki insan arasında uzlaşma sağlamaya çalışırsınız. Kaos sınırını bu şekilde çizmeniz için kontrol etmeniz gereken parametreler artacaktır. Zaman ile başlamalısınız, yalan söyleniyor mu onu kontrol etmeniz gerekir, bu insanlardan biri yönetici diğeri personeli bu yüzden eşit konumda yüzleşmeleri ve uzlaşmaya çalışmaları gerekiyor ki kontrolü çok zor bir parametre. Hadi tüm bunları başardınız ve bu çizdiğiniz kaos sınırı ile uzlaşmalarını sağladınız. Kötü haber; aynı olayın, başka bir personel için tekrarlanmaması ve bu olaydaki tarafların uzlaşıyı devam ettirmesi için kontrol mekanizmaları oluşturmanız gerekiyor. Bu da, halen tetikte olup, zorlansanız da “herkes beni sevsin” vizyonunuza uygun hareket etmeniz gerektiğinin habercisi. Peki ne yapmalı?

Öncelikle vizyonunuzu genişletin. Örneğin çalıştığınız kuruma olabildiğince faydalı bir çalışan olmak diye bir vizyonunuz olsa yeterince geniş mi? Hayır, böyle bir vizyonunuz varsa mutlaka müdür yardımcısına gider bu iki çalışanın da sorgulanıp gerekirse uyarı verilmesini sağlayan bir kaos sınır ile hareket edersiniz. O zaman daha da geniş bir vizyon çizelim; “başta kendimin olmak üzere, her insanın, iyi bir hayat geçirirken, insanlığa ve hayata, her zaman olumlu katkılarının olması”. Bu vizyona sahipseniz kaos sınırınızı en az enerji ile en çok işi yapabilecek şekilde çizebilirsiniz. Bu vizyonla, bu örnekte odaklanacağınız nokta kızgınlık vb. duygular değil, yalan mı doğru mu tespiti değil, herkes beni sevsin kaygısıyla uzlaştırmak da değil ve hatta kurumum da beni sevsin endişesiyle kendinizi ispiyoncu durumuna düşürmek de değildir.

Kaos / kriz yönetiminde neden sonuç ilişkisi

Odaklanacağınız nokta, bir şekilde insanların, hayata olumlu katkı sağlayabilecek fikirlerinin ortaya çıkmasında engeller oluştuğu tespitidir. Personel artık fikrini söylemeyebilir çünkü çalındığını düşünüyor. Yönetici belki de herkese aynı şekilde davranıp sorumluluğu altındaki ekibin tümünün hevesini kırıyor. Bu olasılıklar, sizin vizyonunuzu uygulamanız açısından hep engel olacaktır. Amacınızı net olarak bildiğiniz için yapmanız gereken; müdür yardımcınıza giderek, ayda bir kendisinin başkanlığını üstlendiği, tüm elemanların katılabileceği geniş kapsamlı, yaratıcı fikirlerin sunulduğu ve beyin fırtınasının yapıldığı bir toplantı düzenlenmesini önermektir.

Bu öneri ile geniş sayılabilecek bir kaos sınır çizmiş oluyoruz. Kontrol etmemiz gereken tek parametre, toplantının gerçekleştirilmesi. Diğer kaotik olayların kontrolüne gerek yok. Çünkü toplantı gerçekleşirse personel artık fikirlerini orada dile getirebilecek ve olumlu katkısı olacak hayata. Diğer yandan yönetici için, çalışanların fikirlerini çalıyorsa da çalmıyorsa da kendisini geliştirebilmek için bir fırsat olacak bu toplantılar.

Olumlu / pozitif düşüncenin kriz yönetimine etkisi

Kendi özgür iradelerinde bu fırsatı değerlendirmeye çalışmak onların vereceği karar bizi ilgilendirmez ve amacımızı etkilemez. Nasıl? Tıpkı hep anlamaya çalıştığımız; ama bir türlü netleştiremediğimiz “kader” kavramı gibi değil mi? “Kaos sınırı çizilmiş kadere karşı ne yapabiliriz” bu farklı bir yazıda bahsedilebilir bir konu. Konumuza dönmemiz gerekirse; ilk sorumuzun cevabı: Evet karmaşık ve öngörülemez bir olay ya da olaylar zinciri yönetilebilir. Vizyonunuz ne kadar genişse o kadar az enerji ve emek harcayarak hem de. Şimdi sanırım, aslında olumlu düşünme ve iyimser, sevgi dolu bakış açılarının hayatımıza neden olumlu yansıdığı hakkında biraz fikriniz olmuştur.

Peki sınırları çizilmiş bir kaos / kriz yönetiminde kazanan her zaman belli midir?

Kesinlikle hayır. Burada aslında özgür irade diye adlandırdığımız kavram devreye giriyor. Örneğimize geri dönersek; fikirlerinin çalındığını iddia eden personel için siz bir fırsat yaratıyorsunuz ve bu fırsatı görebilmek, yararlanmak ve bu fırsatın nasıl ortaya çıktığını anlayabilmek tamamen bu personelin sorumluluğunda. Dolayısıyla kaos sınırı çizerek yönetimde herkese bir yönden eşit şartlar vermiş de olursunuz. Bu, bir başka anlamda aslında kaos sınırınızın kolay yönetimini de belirleyen bir faktördür. Sınır içinde yönetilen herkese eşit şansların tanınmadığı bir ortamda kontrol etmeniz gereken parametreler artacaktır. Bu da daha çok emek ve enerji anlamına gelir. Sonuçta; iyi çizilmiş bir kaos sınırı içinde, kazanan hiç bir zaman belli değildir ve herkes eşit şanstadır.

Kaos, düzen haline gelir mi?

Başka bir soru; sınırı çizilen bir kaos, artık düzen haline mi gelir? Hayır, düzen meraklılarını hayal kırıklığına uğratacak bir cevap farkındayım; ama düzen denildiğinde kontrol etmeniz gereken parametre sayıları çok fazladır. Matematiksel bir hesaplama, belki üzerinde düşünüldüğünde yapılabilir. Fakat şunu rahatlıkla söyleyebilirim; belli bir sayıdan fazla parametre yönetiyorsanız bilin ki artık düzen yönetiyorsunuz. Başka bir durum ise en fazla enerji gerektiren, en küçük kaos sınırı yönetimden daha fazla enerji harcıyorsunuz. Kazanacaklar az çok belli ve dar bir vizyonla, düşük kazanım elde ediyorsunuz. Sonuç olarak, kaos sınırını çizip yönetmeye başladığınızda artık düzen olmuyor, aksine kaotik durumlar sizin yönetiminizi besliyor ve pekiştiriyor. Bunun anlamı düşük enerjiyle yüksek kazanımlar.

Kaos sınırı çizip yönetmek için ne kadar bilgiye ihtiyacımız var sizce? Bir olayı kaotik olarak tanımlamamız için aslında çok az bilgimiz olması gerekir. Neden böyle oldu? Nasıl devam edecek? Kim yaptı? Ne yapsak sorunu çözebiliriz? Olayın devamında ne olabilir? Bu sorulara cevap veremediğimiz durumlar zaten kriz ortamıdır. Kriz yönetimi iddiası olan birisi bu sorulara cevap verememekten korkmamalıdır. Örneğe dönelim fikrinin çalındığını düşünen personel doğru söylüyor mu biliyor muyuz? Hayır. Yöneticisi gerçekten o personelin ve belki de diğer tüm çalışanların fikirlerini kendi fikriymiş gibi üst yönetime belirtiyor mu? Tam olarak bilemeyiz. Peki bunları bilmemize gerek var mı? Eğer vizyonumuz darsa evet; ama vizyonumuz çok genişse tüm bunları bilmemize gerek yok. Bilmemiz gereken tek şey geniş vizyonumuzu kullanarak belirlediğimiz geniş kapsamlı, olumlu ve sevgi dolu “amacımız”… Amacımızı unutmadığımız sürece en az bilgiyle en kaotik olayları bile –heplikten hiçliğe, hiçlikten hepliğe giden dinamik denge sayesinde- yönetebiliriz.

Peki son sorumuz kaosu yönetirken ortamdaki her molekülü mü yönetirsiniz?

Cevap; kesinlikle evet. Örneğimize dönelim; siz toplantının yapılmasını sağlayıp kaos sınırını çizerek, durumu yönetmeye başladınız. Deprem olsa ve o depremde yönetici arkadaşınız hayatını kaybetse kriz yönetiminiz devam edecek. Ya da personel bir virüs kaparak çok ağır hasta olsa ve işi bırakmak zorunda kalsa yine yönetiminiz devam edecek. Amacım kötü örneklerle duygusuz bir teknik imajı çizmek değil. Amacım, olabilecek en beklenmedik olayların bile bu şekilde iyi yönetilen bir kaos sınırı içinde amacınıza ulaşmanızı etkilemeyeceğini ve dolayısıyla kaos sınırı içindeki her molekülü yönettiğinizi –bir başka deyişle her molekül hareketini bilmek ya da takip etmenin gerekmediğini- anlatabilmek.

Sonuç ve özet olarak bir şeyler söylemem gerekirse; geniş, olumlu, mutluluk ve sevgi dolu bir vizyon sahibi olun. Detaylara takılmadan her şeyi kontrol altına almaya çalışmadan yaşayın. Böylece en karmaşık durumlardan bile en az enerjiyi harcayarak sıyrılabilir ve kaderiniz içindeki özgür iradenizi sonuna kadar kullanabilirsiniz.